privacy

Venema Mediation Privacybeleid  

Inleiding

In dit Privacybeleid wordt een beschrijving gegeven van de diensten van Venema Mediation (' we ', ' ons ' of ' het Bedrijf ') met betrekking tot gegevens die zijn verzameld van gebruikers die toegang krijgen tot onze website via www.venemamediation.nl (' Site '), of die anderszins persoonsgegevens met ons delen (samen: ' Gebruikers ').
Venema Mediation is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Redenen voor gegevensverzameling 

Het verwerken van uw persoonsgegevens (d.w.z. alle informatie aan de hand waarvan uw identiteit mogelijk kan worden vastgesteld met behulp van redelijke middelen; hierna: ' Persoonsgegevens ') is nodig voor het leveren van onze services en diensten aan u, om onze rechtmatige belangen te beschermen en om de voor ons geldende financiële en wettelijke verplichtingen na te leven.

Wanneer u gebruikmaakt van de Site, geeft u toestemming voor het verzamelen, opslaan, gebruik, openbaarmaking en ander gebruik van uw Persoonsgegevens zoals staat beschreven in dit Privacybeleid.

We verhuren, verkopen of delen informatie van Gebruikers niet met derden, behalve zoals wordt beschreven in dit Privacybeleid.

Wat voor gegevens verzamelen we?

Wij verzamelen twee typen gegevens en informatie van Gebruikers. 

Het eerste type informatie is niet-geïdentificeerde en niet-identificeerbare informatie met betrekking tot een of meerdere Gebruiker(s), die beschikbaar kan worden gesteld of worden verzameld doordat u de Site gebruikt (' Niet-persoonsgegevens '). We zijn niet op de hoogte van de identiteit van een Gebruiker waarvan Niet-persoonsgegevens zijn verzameld. Bij de Niet-persoonsgegevens die worden verzameld, kan het gaan om samengevoegde gegevens over uw gebruik en technische gegevens die door uw apparaat worden doorgegeven, inclusief bepaalde software- en hardwaregegevens (bijv. over de browser en het besturingssysteem dat uw apparaat gebruikt, uw taalvoorkeur, toegangstijd, etc.) om de functionaliteit van onze Site te verbeteren. We kunnen ook informatie verzamelen over uw activiteiten op de Site (bijv. over de pagina's die u hebt bekeken, uw surfgedrag, klikken, acties, etc.).

Het tweede type informatie betreft Persoonsgegevens.
Dit is individueel identificeerbare informatie aan de hand waarvan een persoon kan worden achterhaald, al dan niet door een redelijke inspanning. Bij dit type informatie gaat het om:
•    Apparaatinformatie: Wij verzamelen Persoonsgegevens van uw apparaat. Bij deze gegevens kan het gaan om locatiegegevens, IP-adressen, unieke identifiers (bijv. MAC-adres en UUID) en andere informatie die te maken heeft met uw activiteiten via de site.
•    Contact gegevens: De contactgegevens die u aan ons verstrekt (via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon) gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.  Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt.
•    Mediationdossier: Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
•    Facturering: Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens. De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

Hoe ontvangen we informatie over u?

Wij ontvangen uw persoonsgegevens uit verschillende bronnen:
  • Wanneer u vrijwillig persoonsgegevens aan ons verstrekt om u te registreren op onze Site;
  • Wanneer u gebruikmaakt van of toegang hebt tot onze Site in verband met uw gebruik van onze services;
  • Van externe leveranciers, services en openbare registers (zoals aanbieders van verkeersanalyses).

Gebruikersrechten

U heeft de volgende rechten:
  1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan, samen met aanvullende informatie.
  2. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
  3. Het recht op rectificatie en aanvulling van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
  4. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  5. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen ('recht op vergetelheid')
  6. Het recht om uw toestemming van de mediationovereenkomst weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
  7. Het recht een klacht in te dienen bij het tuchtcollege
Deze rechten zijn echter niet absoluut en kunnen onderhevig zijn aan onze eigen rechtmatige belangen en wettelijke vereisten.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Bewaren

We bewaren uw persoonsgegevens zolang dat nodig is om onze services te leveren en om onze wettelijke verplichtingen na te leven, geschillen te beslechten en onze beleidsmaatregelen te handhaven. Bij het bepalen van de bewaartermijnen wordt er rekening gehouden met het type informatie dat wordt verzameld en met het doel waarvoor die informatie wordt verzameld, met het oog op de vereisten die van toepassing zijn op de situatie en de noodzaak om verouderde, ongebruikte informatie zo snel mogelijk te vernietigen.

•    Administratie: Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van
partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

•   Mediationdossier: Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

•    (overige) contactgegevens: Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

•    Website Analyse informatie: Deze gegevens  worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard.
(dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics)

Cookies

Wij en onze vertrouwde partners maken gebruik van cookies en andere technologieën in onze verwante services, ook wanneer u onze Site bezoekt of gebruikmaakt van onze services. 

Een 'cookie' is een klein stukje informatie dat een website aan uw apparaat geeft wanneer u een website bekijkt. Cookies zijn erg nuttig en kunnen voor veel verschillende doeleinden worden gebruikt. Zo kunnen ze u helpen door u efficiënt van pagina naar pagina te laten navigeren, door bepaalde functies automatisch te activeren, door uw voorkeuren te onthouden en door de interactie tussen u en onze Services sneller en gemakkelijker te laten verlopen. Cookies worden ook gebruikt om ervoor te zorgen dat de advertenties die u te zien krijgt, zijn afgestemd op u en uw interesses en om statistische gegevens over uw gebruik van onze Services bijeen te brengen. 

De Site maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

a. 'sessiecookies' die slechts tijdelijk worden opgeslagen tijdens een internetsessie, zodat u het systeem normaal kunt gebruiken. Deze cookies worden van uw apparaat verwijderd als de browser wordt afgesloten; 

b. 'permanente cookies ' die alleen door de Site worden gelezen, voor een bepaalde periode op uw computer worden opgeslagen en niet worden verwijderd als de browser wordt afgesloten. Deze cookies worden gebruikt als we voor herhaalbezoeken moeten weten wie u bent, zodat we bijvoorbeeld uw voorkeuren kunnen opslaan voor de volgende keer dat u zich aanmeldt; 

c. 'cookies van derden' die worden ingesteld door andere online services die inhoud verzorgen op een pagina die u bekijkt, bijvoorbeeld door externe bedrijven voor gegevensanalyse die onze webtoegang controleren en analyseren.

Cookies bevatten geen informatie aan de hand waarvan uw persoonlijke identiteit kan worden vastgesteld, maar de Persoonsgegevens die we van u opslaan, kunnen wel door ons worden gekoppeld aan de informatie die staat opgeslagen in en die is verkregen door cookies. U kunt de cookies verwijderen door de instructies van uw apparaatvoorkeuren te volgen, maar als u ervoor kiest om cookies uit te schakelen, kan het gebeuren dat bepaalde functies op onze site niet goed werken en kan uw ervaring online beperkt zijn.

We maken ook gebruik van een tool met de naam 'Google Analytics' om informatie te verzamelen over uw gebruik van de Site. Google Analytics verzamelt informatie over hoe vaak gebruikers naar de Site toe gaan, welke pagina's ze dan bezoeken, enzovoort. De informatie die we van Google Analytics krijgen, gebruiken we om onze Site en services te verbeteren. Google Analytics verzamelt uw IP-adres op de dag dat u sites bezoekt, in plaats van uw naam of andere informatie die kan worden gebruikt om uw identiteit vast te stellen. De informatie die we met behulp van Google Analytics hebben verzameld, combineren we niet met persoonsgegevens. De mogelijkheid die Google heeft voor het gebruiken en delen van de informatie die Google Analytics over uw bezoeken aan deze Site heeft verzameld, wordt beperkt door de Gebruiksvoorwaarden
van Google Analytics en het Privacybeleid van Google.

Verzameling van informatie door derden

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze internet provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe beschermen we uw gegevens?

Met grote zorg implementeren en onderhouden we de beveiliging van de Site en van uw informatie. Wij maken gebruik van procedures en beleidsmaatregelen die voldoen aan de normen in de branche, om de veiligheid van de gegevens die we verzamelen en bewaren te garanderen en om ongeoorloofd gebruik van dergelijke gegevens te voorkomen, en wij eisen van alle externe partijen dat zij vergelijkbare beveiligingsvereisten naleven, in overeenstemming met dit Privacybeleid . Hoewel wij alle redelijke stappen ondernemen om alle gegevens te beschermen, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen voor het handelen van personen die ongeoorloofde toegang verkrijgen tot of misbruik maken van onze Site en wij kunnen, impliciet, expliciet noch anderszins, garanderen dat wij dergelijke toegang zullen voorkomen.

Updates of wijzigingen van dit Privacybeleid

We behouden ons het recht voor om het Privacybeleid periodiek aan te passen of te herzien. Wezenlijke veranderingen worden onmiddellijk van kracht op het moment dat het herziene Privacybeleid wordt gepubliceerd. De nieuwste versie wordt weergegeven in de sectie 'Versie'. Als u na de kennisgeving van dit soort wijzigingen op onze website gebruik blijft maken van het Platform, betekent dit dat u deze wijzigingen aan het Privacybeleid erkent en goedkeurt en dat u akkoord gaat met de voorwaarden van deze wijzigingen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Hoe u contact met ons kunt opnemen

Als u algemene vragen hebt over de Site of over de informatie die we over u verzamelen en hoe we die gebruiken, kunt u contact met ons opnemen via privacy@venemamediation.nl

Versie:1 november 2019
Share by: